Tuto : Votre séminaire d’entreprise en 9 étapes !
Mis à jour le 09-12-2022
Vous êtes plutôt du genre à suivre les étapes au lieu de les brûler, alors ce tuto est pour vous ! Voici comment préparer un séminaire en 9 étapes.
Définir les objectifs à atteindre
Votre événement se doit d’être guidé, et pour se faire fixez les bons objectifs ! Votre temps et votre budget seront aux mieux utilisés une fois que vous aurez trouvé la ligne directrice de votre séminaire.
Vous pouvez distinguer deux sortes d’objectifs :
Les objectifs d’informations
La période est changeante et vous avez besoin de faire passer de nouvelles informations, de manière ludique et qu’elles soient comprises. Ces objectifs pourront être abordés autour d’une conférence, de team building, d’ateliers de travail, …
Définir et motiver vos salariés à atteindre les objectifs
Les objectifs de relations
Le but étant de rapprocher vos convives et de créer de véritables liens, ainsi que d’intégrer les nouvelles recrues et renouveler les relations déjà existantes.
Pour ce genre d’objectifs, optez pour des moments fort tels que les activités, les soirées, le sport et les brainstormings !
Type de séminaire
Il existe différents types de séminaire, voici les 5 principaux :
Séminaire de direction
Généralement, ce type de séminaire s’adresse aux cadres ou aux responsables de la société. C’est le moment idéal de faire le bilan de l’année et des futures mises en place, comme l’installation de nouveaux objectifs.
Séminaire de formation
Ce séminaire enseignera de nouvelles compétences et se chargera de la bonne transmission des nouvelles informations, pour élever globalement votre entreprise. Vos convives pourront se rapprocher lors de ce moment pour partager leurs opinions ainsi que leurs connaissances.
Séminaire de motivation
La motivation est un élément essentiel pour la performance de votre entreprise. Ce séminaire saura remercier vos collaborateurs, c’est un bon moyen de partager votre reconnaissance envers leurs efforts fournis et donc remotiver les troupes.
Séminaire d’intégration
Comme son nom l’explique, ce séminaire a pour objectif de réunir et d’intégrer les nouvelles recrues. Ce moment est authentique pour resserrer les liens et en créée de nouveaux, cet événement peut être déclencheur pour certains d’entre eux.
Séminaire de travail
Le séminaire de travail est efficace pour accomplir un projet ou une mission, cet instant hors du bureau saura assembler les forces de travail de vos invités. L’énergie de l’événement sera multipliée si vous vous mélangez et échangez tous ensemble.
Nombre de personnes
Mais qui allez-vous convier ? Vos invités doivent être, au préalable, définis. Vous pouvez vous concentrer sur une partie de l’entreprise selon un secteur précis, ou l’ensemble de vos employés.
Vous prendrez en compte le profil des participants pour que votre séminaire leur convienne au mieux.
Cela dépendra de la grandeur de votre entreprise et de vos moyens financiers pour cet événement.
À l’intérieur de votre liste de participants, n’oubliez pas de compter les intervenants externes au lieu que vous sollicitez.
Vous pouvez informer vos convives par e-mail, sur trois à quatre semaines selon les réponses de vos convives pour faire comprendre que l’inscription est limitée.
Budget
Le budget est un point clé qui peut faire peur, mais ne le négligez surtout pas ! Il devra être défini selon certains attributs, que l’on a pu voir précédemment (cible, objectif, format).
Déterminer la date
Le choix de la date se doit d’être judicieux, cela dépendra également du nombre d’invités et de leurs disponibilités. Pour éviter tout tracas, évitez les dates comprometteuses telles que : les vacances scolaires ou les week-ends de ponts.
Choisir le lieu du séminaire
Après avoir récolté les informations précédentes, choisissez un lieu approprié pour votre événement d’entreprise. Paris possède de nombreux atouts : la diversité des lieux, les activités autour, l’accessibilité… Mais vous pouvez également vous éloigner dans les campagnes tout autour, où vous pourrez résider dans un magnifique château ou domaine ! Un séminaire au vert est tout à fait possible en région parisienne.
Prêtez attention au charme de l’espace pour marquer vos convives.
Élaborer le planning de l’événement : team building
N’y allez pas à l’aveugle pour votre séminaire et prévoyez un planning pour encadrer vos journées. Vous pouvez également l’envoyer à vos convives pour qu’ils connaissent le goût qu’aura votre séminaire ! Vous pourrez y ajouter : les heures des réunions, conférences et des activités, les temps de pauses au cours des journées, bien sûr une marge au cas où une activité ou une conférence déborde sur l’heure suivante.
Les team building ont un réel potentiel pour renforcer la cohésion d’équipe.
Communiquer avant l’événement
La communication de votre événement est essentielle ! Prévoyez un plan de communication, pour prévenir à l’avance vos invités et confirmer leur présence. Amusez-vous en confectionnant des cartons d’invitation sur le thème de votre séminaire.
N’oubliez pas de mentionner clairement le matériel qu’ils ont besoin s’ils font des team building particuliers, pour éviter de mettre mal à l’aise vos collaborateurs.
Communiquer post-événement
À la suite de votre séminaire d’entreprise, collecter les feedbacks de vos convives pour connaître leur ressenti final. Vous saurez très rapidement si votre événement est une réussite, vous pouvez également les questionner sur les points qu’ils auraient aimé voir, pour la prochaine fois !
Voici quelques conseils pour réaliser un questionnaire post événement : le questionnaire que propose Google Form est pratique et simple à installer, pour se faire penser à rédiger des questions claires et précises. Vous pouvez également confectionner votre questionnaire sous forme de QCM pour faciliter les réponses des invités et mieux les cibler. Intéressez-vous aux mises en place de votre événement (restauration, lieu, intervenants, l’ambiance, etc).
